الخدمات
ماذا تفعل روح التنفيذ بالضبط؟
تتولّى روح التنفيذ الإدارة المالية والتشغيلية الكاملة لاتحاد ملاك المبنى نيابة عن مجلس الإدارة: القيود المالية والكشوف، المشتريات والموردين، الإشراف الميداني، البلاغات، والعقود والميزانيات — في ستة مجالات عمل موضَّحة أدناه.
الإدارة المالية والشفافية
نتولّى كل قيود الصندوق والبنك، ونصدر كشف حساب دورياً يعكس الرصيد الفعلي لحظة قراءته، لا رقماً مخزَّناً قد يكون قديماً.
- —كشف حساب لكل وحدة بفلترة زمنية، واعتماد رسمي قبل إرساله لمجلس الإدارة.
- —مطابقة بنكية دورية توثِّق أي فرق بين دفاتر الاتحاد وكشف البنك، بدل تجاهله.
- —فواتير ومقبوضات موثَّقة لكل عملية، لا إيصال ورقي يُفقد لاحقاً.
- —الرصيد المعروض دائماً محسوب من القيود الفعلية وقت الطلب — لا حقل مخزَّن قد يختلف عن الواقع.
المشتريات وإدارة الموردين
كل عملية شراء تمرّ بطلب عروض أسعار ومقارنة موزونة بين الموردين قبل الاعتماد — لا قرار شراء بلا مقارنة موثَّقة.
- —طلب عروض أسعار لأي عمل صيانة أو توريد يتجاوز حداً معيَّناً.
- —مقارنة موزونة بين عروض الموردين تأخذ السعر والجودة والسجل السابق بعين الاعتبار، لا السعر الأقل فقط.
- —أمر شراء موثَّق بتوقيع رئيس مجلس الإدارة لكل عملية تتجاوز صلاحية الإدارة التشغيلية.
- —سجل أسعار تاريخي لكل منتج ومورد، فمقارنة السعر الحالي بالسابق ليست تخميناً.
الإشراف الميداني
مشرف ميداني يزور المبنى بجدول دوري ثابت، ويرفع تقريراً موثَّقاً بكل زيارة يصل ملف المبنى مباشرة.
- —جدول زيارات دوري لكل مبنى، لا زيارة عشوائية عند الحاجة فقط.
- —تقرير زيارة موثَّق بصور وملاحظات، يتحوَّل أي عطل ملحوظ فيه إلى بلاغ تلقائياً.
- —قوائم فحص مخصَّصة لكل مبنى بحسب مرافقه الفعلية — مصعد، مسبح، مولّد، أو غيرها.
إدارة البلاغات
كل بلاغ يُستلَم ويُتابَع حتى إغلاقه، وإن تأخر الرد يُصعَّد تلقائياً لمستوى أعلى بلا تدخّل يدوي.
- —استلام البلاغات من عدة مصادر — رابط عام لكل مبنى، أو مباشرة من الإدارة.
- —تصعيد تلقائي عند تجاوز مدة الرد المتوقَّعة، يصل تباعاً حتى مستوى الإدارة العليا.
- —مدة فتح كل بلاغ حتى إغلاقه محسوبة ومسجَّلة — لا انطباع عام عن سرعة الاستجابة، بل رقم فعلي.
إدارة العقود والميزانيات
لكل مبنى دورة ميزانية واضحة ببنود محدَّدة، وأي ترحيل مبلغ بين البنود موثَّق بتوقيع إلكتروني من رئيس المجلس.
- —ميزانية سنوية ببنود واضحة (أمن، نظافة، صيانة، تأمين، أتعاب الإدارة، وغيرها).
- —ترحيل أي مبلغ بين بندين يحتاج خطاباً موقَّعاً إلكترونياً من رئيس مجلس الإدارة — لا تحويل صامت.
- —عقد إدارة واضح المدة والأتعاب والنطاق، يُجدَّد أو يُنهى بقرار صريح من المجلس.
التقرير الشهري الموحَّد
مستند واحد يصل مجلس الإدارة كل شهر يجمع الوضع المالي وحالة البلاغات والزيارات المُنفَّذة، بدل تقارير متفرقة.
- —كشف الحساب الشهري وحالة الميزانية في مستند واحد.
- —ملخّص البلاغات المفتوحة والمغلقة خلال الشهر، ومدة الاستجابة الفعلية.
- —ملخّص الزيارات الميدانية المُنفَّذة وما استُجِدَّ فيها.
أسئلة متكرِّرة
كيف تُحسب أتعاب الإدارة؟
بإحدى ثلاث طرق يختارها مجلس الإدارة: بالتساوي على كل الوحدات، بحسب مساحة كل وحدة، أو بتحديد يدوي لكل وحدة. التقدير الدقيق لمبناكم متاح في صفحة الأسعار.
كيف أقدّم بلاغاً كساكن؟
من صفحة "تقديم بلاغ" بذكر رقم المبنى المكوَّن من أربعة أرقام أو اسم الجمعية — يحوِّلك النظام مباشرة لنموذج بلاغ مبناكم.
هل يمكن تغيير طريقة توزيع الأتعاب لاحقاً؟
نعم — القرار ليس نهائياً عند التأسيس، ويمكن لمجلس الإدارة تغييره لاحقاً من لوحة الاتحاد.